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企业内部印章管理及法律风险防范(一)

企业内部印章管理及法律风险防范

一、公司印章分哪几种,分别有什么用途?

公司印章主要分为五种:

公章:用于公司对外事务处理,工商,税务,银行等外部事务处理事需要加盖。

财务专用章:用于公司票据的出具,支票等在出具时需要加盖,通常称为银行大印鉴。

合同专用章:顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖。

法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票据时也要加盖此印章,通常称为银行小印鉴。

发票专用章:在公司开具发票时需要加盖。

二、能否只用公章不用其他印章?

不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

三、公章可以代替合同专用章吗?

可以。在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。

四、公章可以代替法定代表人章吗?

视具体情况而定,如委托授权书上应有法定代表人签字或盖章,此时仅有公章是不行的。

五、合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字,合同是否有效?

有效,除非约定合同生效需签字并盖章。

《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以公司名义从事民事活动时代表公司,因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效。

同理,虽然没有加盖公章,但如果在合同上签字的人得到了公司相应的授权,那么合同一样是有效的。

六、合同所盖印章并非合同专用章,而是采购专用章、项目部专用章等,合同是否有效?

除非有证据证明相反事实,否则一般认定为有效。

合同上加盖的印章虽然并非合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但这是该公司自身管理方面存在的漏洞,如该公司不能提交相应的证据,证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖,即应认定公司承认合同的效力。

另一方面,《合同法》第三十七条规定:“采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立”,因此如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

七、公章外借他人使用,他人私下签订的担保合同是否有效?

有效。公司作为独立的企业法人,公司印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证,公司负责人或其他管理人员,经过公司授权后,只是印章暂时的持有者和保管者,其行使公司印章所产生的权利义务,应由该公司来承担责任,而不应由持有者或保管者承担责任。公司自愿将公司印章外借他人使用,应视为公司授权他人使用公司印章,该印章所产生的权利义务关系应由该公司承担。因此,公章外借他人使用并私下签订的担保合同有效,公司需要承担担保责任的。

八、公司章程可以约定印章的使用规则吗,违反章程使用印章签订的合同是否有效?

公司章程可以约定印章的使用规则,但由于章程仅对内有约束力,如果相对人是善意的,即使印章的使用违反章程,合同也有效。但是,违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。

九、公司经营过程中在印章方面会遇到哪些风险?

公司在印章方面常见的风险主要有以下几种:

(一)他人使用假冒的印章。(二)他人使用扫描打印出来的印章。(三)对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章。(四)使用有数码符号的印章。由于上述风险的高发,公司企业应该提高警惕,在交易时做好审查工作。

十、如何识别印章的真假?

(一)看字体。印章必须要用宋体字。

(二)看颜色。由于质材和力度的原因,真正加盖的公章的颜色往往不均匀。(三)看形状,包括字的形状和周围圆圈的形状。(四)看角度。绝大多数人盖章时,总会出现一点点偏差。

(五)看位置。看看公章是盖在协议的空白处,还是盖在文字上。一般而言,真印章都盖在公司名称上,而制作粗劣的假印章都喜欢盖在空白处。


十一、公司印章的保管方面需要采取什么样的措施?

建立日常保管制度:(一)公司印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。(二)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。(三)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。

明确保管人责任:(一)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司办公室报告;(二)必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;(三)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回;(四)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;(五)在印章使用中违反规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。


十二、公司印章的使用管理方面需要采取什么措施?

(一)企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确法律风险防控职责;加强印章管理及法律风险防范的教育,提高法律风险防范意识。

(二)企业要制定印章管理规定,指定印章归口管理部门,明确企业各部门印章管理职责,做到有规可依、有章可循。

(三)企业新注册设立的单位在领取营业执照后,应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。印章管理部门在印章交付使用前,应下发印章启用文件,未经启用的印章不能使用。

(四)企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序,经过有权部门和企业领导批准。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

(五)印章保管人员必须加强对印章的保管,未经企业主要领导批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

(六)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中,公章使用人应承担相应的工作责任。

(七)企业必须定期检查印章使用情况,发现问题及时采取相应措施。

(八)企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理,限定其用途和使用审批程序,严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。

(九)企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;

(十)企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时,企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门,及时解决。